ビジネスホン安心活用ガイド TOP
多くの会社や企業などで使われているビジネスホンですが、一般の家庭用の電話との違いはどんなところにあるのでしょうか？
家庭用の電話は多くの人がご存知のように、１台の電話に対して１つの電話番号となります。中には子機などを使って家の中に複数電話がある家庭もあるかもしれませんが、基本の電話機はひとつになります。
それに対してビジネスホンは、オフィス内のそれぞれの部署などに配置できるように、複数の電話機に対して複数の電話番号を利用することができます。また、内線や転送などにも対応している電話機が多くあるようです。
小さなお店など、中にはビジネスホンを利用しなくても、家庭用の電話機と子機があれば十分だという企業もあるでしょう。しかし、より円滑に社内の連絡や電話転送を行なうためには、やはりビジネスホンが便利です。
ビジネスホンの便利な機能
ビジネスホンは家庭用の電話とは違い、複数の電話番号の管理やオフィス内での伝達をスムーズにしてくれます。そんなビジネスホンには、どのような機能があるのでしょうか？気になるビジネスホンの機能についてみていきましょう。
・リモートコールバック
中には、外出先だけど、会社の電話番号を使って取引先に電話をしたい･･･という場合もあるでしょう。そんな時に便利なのがリモートコールバック機能で、外出先でもコストを抑えながら通話することができます。使い方も簡単で、前もって電話帳のグループに携帯電話の番号を設定し、設定された番号から電話をかけてワンコールで切ることで、会社の電話から自動でコールバックされるようになっています。あとはそのコールに対応し、取引先の電話番号を入力することによって、携帯電話の端末から会社の電話番号を使って電話をかけることができるのです。会社の電話番号を使うことによって、携帯電話の電話料金を抑えることができると共に、取引先にも番号を見ることで誰からの電話なのかわかりやすいというメリットがあります。
・お待たせメッセージ
回線はお話中だけど、取引先など大事な電話を逃したくない、という場合もあるでしょう。そんな時に便利なのが「お待たせメッセージ」なんです。お待たせメッセージを利用することで、通話中にかかってきた電話も、メッセージを流すことで少々待ってもらうことができます。
・外線手動転送機能
中には、会社に電話がかかってきたけれど、社員が外出中･･･という場合もあるでしょう。そんな時に便利なのが外出手動転送機能なのです。外出手動転送機能を利用することで、会社にかかってきた電話でも、外出中の社員の携帯電話に転送することができるのです。万が一社員の携帯電話がつながらない場合でも、着信があったことをメールでお知らせしてくれるので、すぐにかけなおすことができます。
・通話モニター
企業の中には、新人社員と取引先との電話の様子をモニターしたいという場合もあるでしょう。ビジネスホンなら通話モニター機能にも対応しているので、電話対応の新人教育も安心して行なうことができるのです。
ここで紹介しているビジネスホンの機能はほんの一部ですが、ビジネスホンには企業の活動をよりスムーズにするための機能が豊富に用意されています。企業にとってどのような機能が必要なのかなど考えた上でビジネスホンを選びましょう。
より確実な電話接客をするために
企業での電話応対は、常にベストを尽くすことを心がけて対応しているものの、時には相手の名前や電話番号などを間違ってメモしてしまう場合もあるでしょう。どんなに優れた社員でも、やはり人間ですから、たまにはそのようなミスをおかしてしまうこともないとはいいきれないのです。
それでは、そういったミスはどのようにカバーしたら良いのでしょうか？お客様とのやりとりの内容や詳細上を確実に受け取るためには、手書きのメモよりも、電話の会話を録音することで、隔日に情報を残すことができるのです。
家庭電話にはない、ビジネスホンならではの機能ですね。